文／盧玟成

當我們討論「工作效率」時，總會面臨同樣問題——每個人一天都僅擁有相同的24小時。

然而卻不難發現，身旁總是有些人，能將每件繁雜的工作做到位，彷彿擁有比其他人更多的時間。每個人都希望在有限的時間內，讓努力發揮最大效益，因此，如何利用適當方法，讓工作事半功倍，便成為所有上班族的一大課題。

不需要長時間熬夜加班，更不鼓勵拼命壓榨自我，使工作喘不過氣。高效率的執行力，需要巧妙運用時間，並了解處理事情的步驟和方式，妥善利用工作與生活中的每分每秒。

美國心理學博士、情緒智商測驗機構TalentSmart共同創辦人Travis Bradberry，在美國《Inc.》雜誌網站就指了高效工作者聰明處理事情的六種方式，不僅簡單學習，更能讓繁雜的事情皆有效完成。這六種方式如下：

1.一次就把事情做完

擁有高生產力的工作者，絕不將待辦事項延後處理，或是只把事情做到一半就轉去做其他事情，結果自然是每件事情做個半吊子，一件也無法完成。一再把工作堆積，只會大量浪費時間，email稍後才寄給客戶，晚點再撥打電話給廠商，這些都是不必要的行為。將心思專注於當下，便能快速處理好每件事情，如果無法應付，就果斷地找尋他人協助。

2.為明天做好準備

永遠在下班前，為明天做好規劃。用輕鬆的心情，思索未來執行的大方向，這方式不僅能幫助回顧一日的績效，也同時讓明天的自己，持續擁有高效率生產力。只需要短短的幾分鐘，掌握初步策略，隔天工作便能更容易上手。

3.按流程準時開會

會議是職場中最浪費時間的事情。擁有超級執行力的上班族，每天都有既定行程，因此準時開始、結束會議時間，絕對是最高法則。一旦掌握流程，便能有效控管時間。

4.適當說不

高執行力的人會果斷說「不」。隨著職位升遷，責任也會隨之增加，即使能力再強，也必須學習適當拒絕。面對既不重要、又不緊急，往往只是來自人情壓力的事情，優秀的工作者不會說「我不確定我可以」、「我不一定能做到」，而是婉轉但明確地回絕要求。如此一來，才能將手上的工作投入最大精力，並展現更好的結果。

適當拒絕能讓工作效率提升，按著計畫執行；反之如果畏懼說「不」，工作壓力不但會加重，還可能很快出現職業倦怠。

5.特定時間看email

千萬別讓繁雜的email一再打斷工作。為了讓工作更有效率，高生產力的上班族會找固定時間瀏覽email，並歸類寄件者的資料。重要客戶、供應商優先處理，其餘信件則等待工作告一段落，或設定自動回復，告知對方回覆時間。

6.每次只做一件事情

超級執行力的工作者知道，一心多用是職場中扼殺效率的最主要根源。當腦中需要思考不同的兩件事，繁雜的資訊將形成亂流，使思維打結，進而造成注意力無法集中，如此一來，不僅無法同時達成目標，更有可能拉長工作時間。

史丹佛大學研究也顯示，認為自己能同時處理多項事情，並因此提升工作績效的人，其實表現遠落後於專心處理單一事項的同仁，背後原因在於，零散的資訊，使人腦無法完整組織架構，並造成各種訊息互相干擾。

原文出處：Inc.