圖片來源 : Walt Stoneburner

工作會帶給上班族壓力在所難免，但過多的壓力，可能會影響身心健康，同時也讓工作效率大幅下降，而在職場的工作者，絕大多數的壓力來源，便是直屬主管。也因此，對主管而言，找出帶給部屬壓力主要的幾個原因，進而解決，能讓部屬的工作效率提升，同時也讓部屬更投入於目前的工作中。
 
根據Business Insider網站報導，美國專案管理軟體公司Wrike，於2015年做了一份關於上班族工作壓力的報告，以下為他們認為造成工作壓力的前四名。主管藉由檢視所帶領的團隊中是否有以下的問題，並進而著手解決，能讓部屬更放鬆也更有效率的完成工作：
 
1.資料不完整

 
Wrike的CEO兼創辦人Andrew Filev說：「因為科技的進步，讓上班族可以在家工作或是和不同國家的人協作，但也因此產生『資料不完整』的問題，讓團隊成員變得比以往沒有網路時更依賴對方。」
 
在沒有網路讓我們可以和其他人協作之前，彼此合作都是透過紙本資料和當面討論，也因此向其他團隊成員索取資料並不困難；然而在網路出現之後，遠端協作變得愈來愈普遍，雖然讓團隊合作時克服了時間與地域的限制，但也因為和其他團隊成員見不到面，所以在向對方索取資料時，如果對方沒有網路或是剛好不在線上，就會遇到困難。
 
也因此，為了避免團隊中遇到這些問題，Filev認為主管可以透過建立線上的系統（像是Dropbox和Google雲端硬碟）藉此讓專案資料都能彙整在網路上，如此一來團隊成員工作所需要的資料都能在雲端上面找到，能夠避免需要資料時，對方卻不在線上的窘境發生。

 
2.同時要做很多事

 
對於一個團隊而言，每天都會有許多任務需要完成，但每個人一天就只有這麼多時間，也因此，找出要優先把時間花在什麼樣的任務，才能為團隊帶來最大的成效並減少部屬的負擔，是一個好主管需要做到的。
 
Filev認為主管在分析任務時，可以參考帕雷托法则，也就是所謂的80/20法則（80%的成效，來自於20%的任務）。藉由衡量各個任務所能帶來的成效，找出能帶來最大價值的工作，並把團隊所有心力投注在該任務上，相較於讓部屬同時做很多件事，把事情更聚焦，不但能大大減少他們的負擔，往往也能帶來更大的成效。

 
3.無法負荷的工作量

 
對於主管而言，透過隨時掌控部屬的工作進度及工作內容，便能大幅減少工作量超出部屬負荷的情況產生。
 
但在執行專案時，可能會因為團隊成員對彼此現有工作量不夠清楚，發生對方的工作量已經到極限時，卻仍舊要求對方可以多做一點的情況。像是業務部門可能會希望製造部門多生產一些產品，讓他們有更多商品可以販售，但現在的工作量卻已經是製造部門的極限了。
 
無法負荷的工作量不但帶給部屬壓力，也可能讓主管錯估任務完成的時間。為了避免這種情況發生，主管可以在團隊成員討論時，先花五到十分鐘請大家分享彼此的工作內容，讓團隊知道彼此現在所負擔的工作量，可以讓大家在討論的時候，有辦法大致評估這項要求對方是否有辦法負荷的了，而不至於造成有人擁有無法負荷的工作量的情況發生。

 
4.任務時限不斷更動

 
商場是瞬息萬變的，沒辦法順應當時狀況做出改變的人，就會在商場的競爭中敗下陣來。像是當競爭對手推出新產品時，研發部門可能就要加速研發、行銷部門要推動新的行銷活動以拉攏消費者，業務部門得要花更多時間和消費者接觸，以減少競爭對手新產品所帶來的業績影響等，都是在面對不同環境狀況時，所需要作出的立即性的改變。
 
也因此，對於主管而言，在面對新的挑戰時，改變任務時限是無法避免的。為了減少部屬因為改變任務時限所帶來的無所適從，在更動任務時限時，可以向部屬明確指出「為什麼我們現在需要作出改變」，除了能夠讓部屬可以減少壓力外，也能讓部屬知道現在公司狀況危急，進而產生對公司的向心力，更投注在工作中。
 

文章來源「SmartM人才培訓網」
原文出處Business Insider