圖片來源 : Kevin Dooley

開會是職場中不可或缺的事情，一方面可以幫助同事間活絡感情、互相表達意見、激發出好創意，另一方面，主管也能掌握團隊動態、質詢問題，建立彼此合作的良好關係，使團隊運作更順利。
 
但是，開會也有可能成為日常工作中最浪費時間的一件事，不僅會減少員工的產出，也會耗費主管的精力。身為主管，如何有效率地開會，就成了很重要的課題，除了決定開會的時間和議程，同時也要確保議程是能夠順利進行並且有工作產出。知名企管顧問Larry Alton在《Entrepreneur》雜誌網站上，提醒主管在開會過程中，要避免犯下的五個錯誤，否則會大大減損開會的意義：

 
1.忽略安排好的議程

 
議程的規劃，是開會很重要的一環。它設定整個會議的大方向，及協助會議有效率地進行，即使有時候在開會途中需要臨時提出新主題，也要能夠確保設定好的議程、要被商議的事情已經被討論結束。
 
另外，事先設定好議程，也能幫助參與會議的人在開會前就知道討論內容，可以預先準備，並馬上進入狀況。若是與會人沒有事先接收議題通知，來參加會議可能也無法提供好的建議，對於會議進行沒有任何助益。

 
2.安排錯的參與人

 
有些主管會傾向邀請部門所有人共同來參與會議，想要聽取所有人的意見。拜科技所賜，邀請全部人來參與會議變得不是一件難事，只要在發送會議議程通知時，多按下幾個按鍵便能輕鬆完成這件事情。
 
多人參與會議看起來是件好事，代表可能會有很多的意見可供參考，但是事實上，這樣做對於會議也許一點幫助都沒有。有些參與人本身與會議內容毫無相關，同時也無法對任何事情做評價，進會議室絕大多數的時間都處於放空狀態，或是低頭滑手機、處理自己的事情，這只是徒增開會成本與浪費資源。主管要邀請的人應該是與會議議程有密切關係，或是有間接關係的人來參與會議。

 
3.容易在會議中離題

 
在會議進行中，偶爾偏離議程主軸當然是可以的，但是如果已經完全導向另一個話題的時候，就會產生很大的問題。舉例來說，當會議中正在討論如何設計公司新的logo時，一位與會者突然提出了一項新的市場行銷策略，而導致會議走向另一個完全不相關的主題，而且並非所有與會人都能夠跟上突如其來的議題，導致會議談話的偏離軌道，浪費會議的時間，並且違背了會議原本應該要達成的目標。
 
當主管發現有這樣的情形出現時，應該要立刻將討論帶回軌道，並可以考慮將提出來的議題，列入下一次的會議內容。將會議保持在應有的軌道上，是主管在會議中很重要的職責。

 
4.允許不平衡的參與比例

 
每位出席會議的人，都擁有同樣的參與、發言權利。開會中的談話和意見的交換都非常重要的，主管應該要仔細觀察每位出席者的參與程度。如果其中一個人毫無準備就來開會，為了不讓他的參與等於是一種浪費，任何他能從這次無準備的經驗中學習到的事情，可以請他做成摘要式的重點紀錄，若是另一個人在會議當中一直滔滔不絕地發表自己的意見，也可以請他在結尾時，以較簡短的方式統整說話內容。在整個會議當中，主管主持的時候，應該要謹慎選擇第一個開始發言的人，並且在進行當中隨時做調整以讓每個人都有參與、有產出。

 
5.忘了總結執行項目

 
最後，總結出會議的內容、執行項目或最終決定，才算是一場成功的會議。必須要仔細且確實謹慎地記錄，並且將這些會後記錄發送給必要的關係人。整理好會議中所決定的執行項目，是另一件很重要的事情，最好是能夠將這些執行項目有系統性的列出詳細內容、做先後排序，或是標註上這件項目的負責人等等，確保所有人都在工作的軌道上，而沒有任何溝通失誤會發生。
 

文章來源「SmartM人才培訓網」 
原文出處：Entrepreneur