圖片來源 : Veri Ivanova

主管們每天都會有相當多事情需要處理，像是確認各項專案進度、與上司回報工作狀況，還有花時間自我進修等等，在面對這麼多事情需要處理的情況下，如何提昇工作效率，是主管們都相當在意的事情。目前為三家公司CEO的Chocko Valliappa，在《Inc.》雜誌網站上指出四項主管提升工作效率可以做的事，讓主管們在有限時間內，能夠完成比其他人更多的事，帶領團隊繳出更亮眼的成績單：
 
一、節省會議時間

 
對於主管而言，開會是件相當痛苦的事，因為開會不但會佔去很多時間，且會讓主管中斷正在進行的工作。透過以下三個方式可以節省會議的時間，讓主管可以用高效率完成會議，增加處理其他重要事務的時間：
 
1.會前設定明確的會議時程：
 
透過讓與會者清楚知道開會的流程及內容，可以讓與會者更快速地進入會議的主題，有助於加速會議的進行。
 
2.會議中定期確認時間：
 
很多時候會議時間會冗長的原因，在於大家討論的主題失焦。透過定期確認時間，可以讓大家了解花在討論同一個主題的時間有多少？是不是討論太久了？藉此讓他們適時把討論的主題拉回來，並聚焦於真正需要討論的事物上面。
 
3.會議結束前，告訴下一步大家需要做的事：
 
有時候因為會議中討論的主題過多或時間過長，結束後會讓人不清楚究竟這個會議的主軸是什麼，主管若透過會議結束前的小總結，將大家在會議中討論出來的結果，化為大家應該做的下一步，可以讓這個會議的效果發揮到最大，也避免之後得要再次開會或是重複詢問的情況發生
 
二、適當的分配工作給部屬

 
主管每天要處理相當多的事情，但其中有些可以試著分配給部屬做，雖然部屬可能不會一次就把被分配的工作做到完美，但透過這樣的訓練，不但可以提升部屬的工作能力，對於主管而言，也可以減少花在並非只有主管才能做的事情上。對於主管而言，要提升自己工作的價值，必須要「做只有主管才能做的事」而不屬於這樣性質的工作，就可以試著找適合的部屬幫忙，藉此可以讓團隊的價值更加提升。
 
三、一次專注在一件事

 
對於主管而言，同時要監控多項專案是件難以避免的事，但也因為這樣，有時會發生在開A會時，卻想著B專案的內容。但Valliappa認為，這是相當沒有效率的行為。Valliappa以自己為例：「我手上有兩個相當不同的專案，一個是關於教育，一個是關於高科技。為了避免發生兩個專案相衝突的狀況，我會刻意將兩個討論的時間分開，一個在早上，一個在下午，可以避免思緒上的難以轉換。」透過時間的安排，讓自己一次可以專注在一件事，可以提升主管工作的效率。
 
四、跟隨生理時鐘

 
每個人都有適合自己的工作時間，透過跟隨自己的生理時間分配工作，能夠提升工作效率。
 
舉例來說，有些人在早上精神會特別好，對於這樣的人而言，早上就盡量安排一些需要動腦思考的工作，會議或是行政事務就盡量避免這個時段；而當精神比較沒有那麼好的時候，可以多處理一些文書或是比較制式化的工作；若真的精神不濟時，試著闔眼小憩一會，根據國際睡眠基金會（National Sleep Foundation）的報導指出，20到30分鐘的午睡，能夠提升工作效率以及減少失誤。
 
透過跟隨自己的生理時鐘，可以讓主管的工作效率更為提升，有更多時間可以做其他事並提升工作上的表現。
 
 

文章來源「SmartM人才培訓網」
參考資料Inc.